Factores empresariales que afectan a los gestores de instalaciones durante COVID-19

La pandemia de COVID-19 en 2020 supuso una nueva serie de retos para los responsables de mantenimiento e ingeniería. Establecieron protocolos y procedimientos para la entrada en los edificios e instituyeron el distanciamiento social como norma dentro de sus propiedades, reduciendo significativamente la ocupación de los edificios.

El panorama de las operaciones y el mantenimiento de las instalaciones cambió drásticamente con la pandemia, pero hay esperanza y una luz al final de lo que parece un túnel oscuro e interminable.

El Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) vigila la evolución de la pandemia y ajusta en consecuencia las directrices relativas al lugar de trabajo. Hasta el brote de la variante COVID-19 Delta, los gobiernos locales estaban levantando las restricciones en los lugares de trabajo, y muchas personas que trabajaban a distancia se preparaban y se siguen preparando para volver pronto al trabajo.

Mientras siguen apareciendo nuevas variantes de COVID-19, las empresas siguen queriendo mantener cierto nivel de operatividad en el lugar de trabajo. Como gestor de instalaciones, tiene que prepararse para el modelo de vuelta al trabajo. Y tener en cuenta todos los procesos operativos que han surgido o cambiado debido a la pandemia.

Los 4 factores empresariales que más afectan a los gestores de instalaciones durante COVID

#nº 1 Garantizar lugares de trabajo sanos y seguros

Uno de los principales motores empresariales de los FM será garantizar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Las necesidades de las instalaciones y del personal variarán en función del sector. Sin embargo, COVID-19 ha obligado a todos los sectores a cambiar los procesos operativos para cumplir las directrices de los CDC y las normativas sobre seguridad en el lugar de trabajo.

Los FM tendrán que centrarse más en la calidad del aire, la limpieza de las superficies y la mitigación de la propagación del SARS-CoV-2, el virus causante del COVID-19. Esto podría incluir la mejora de la ventilación, la aplicación de controles de la calidad del aire interior, como purificadores de aire portátiles, la limitación del personal en determinadas zonas, la mejora de los protocolos de limpieza y desinfección, y la exigencia del uso de equipos de protección personal (EPP) cuando antes no era necesario.

Para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo, los FM deben tener en cuenta lo siguiente:

Mejora de los protocolos de higienización y limpieza para desinfectar sus instalaciones.

¿Qué productos de limpieza utilizará? ¿Con qué frecuencia limpiará los espacios? Debe seguir las prácticas habituales y la normativa específica de su tipo de instalación en lo que respecta a las normas mínimas de limpieza y desinfección.

Ventilación y evaluación de la calidad del aire

Tanto si sigue las directrices de los CDC sobre ventilación y calidad del aire como las publicadas por la OSHA, la calidad del aire interior debe ser un objetivo primordial. Los purificadores de aire pueden mejorar la calidad del aire dentro de un espacio amplio, realizar múltiples intercambios de aire en una hora y limpiar los virus, bacterias y toxinas introducidos en una habitación.

Evaluación del sistema HVAC existente

Habrá que evaluar el sistema HVAC y determinar si cumple las normas de calidad del aire, ya que será vital para el funcionamiento óptimo de la organización. A pesar de introducir controles purificadores de aire, es posible que los sistemas HVAC existentes necesiten actualizaciones costosas y que requieren mucho tiempo. La mayoría de los cambios en un sistema HVAC acaban siendo a largo plazo, por lo que si necesita mejorar la calidad del aire a corto plazo, tendrá que hacer frente a los costes financieros asociados.

#2 Aumentar la agilidad y la flexibilidad de la organización

Los FM tendrán que superar nuevos retos, y con estos retos llega la necesidad de que una organización tenga agilidad y flexibilidad. Según una entrevista a un experto de Deloitte, las organizaciones "tendrán que ser lo bastante flexibles para responder a los cambios, sin guiarse únicamente por los acontecimientos."

Hasta la pandemia, los FM podían haber participado en cierta medida en la toma de decisiones organizativas y estratégicas. A medida que el papel del FM evoluciona rápidamente, toman decisiones estratégicas críticas en relación con el diseño de las instalaciones, la creación de hojas de ruta y la forma de superar algunos de los retos operativos de COVID-19.

• La mayoría de las empresas ya están adoptando hojas de ruta para las instalaciones basadas en las directrices nacionales de la Junta de Seguridad. Estas hojas de ruta tendrán que tener en cuenta la reducción del uso en las instalaciones, el cambio de intratabilidad con las características, el aumento de la infraestructura tecnológica y la contribución a los planes de contingencia empresarial a largo plazo.
• El modelo híbrido parece quedarse para muchas empresas; si sus instalaciones no están preparadas para el trabajo híbrido, los FM tendrán que centrarse en apoyar estos modelos. Tanto si se trata de tener en cuenta la disminución del uso del espacio como el aumento de las restricciones en cuanto a la reunión, los FM podrían prever dos hojas de ruta o una hoja de ruta que implique un gran porcentaje de trabajo híbrido.

Los entornos de espacios abiertos o el trabajo basado en actividades son una preocupación importante. Se tendrá en cuenta el uso de las infraestructuras, y los cambios necesarios tendrán en cuenta los tiempos disponibles del espacio, la recogida de información y lo que se puede o no se puede hacer dentro de una zona. La tecnología desempeñará un papel importante en el cambio de las infraestructuras. La flexibilidad y la sostenibilidad pueden pesar más que el precio a la hora de seguir optimizando las operaciones.

#3 Mejorar el rendimiento y la productividad en el trabajo

Es posible que los FM tengan que navegar por el modelo operativo híbrido con mayor regularidad en función de cómo funcione la organización. La gestión del rendimiento y la productividad desempeñará un papel considerable en el panorama futuro de los FM. Los FM realizan el mismo trabajo en un paisaje en evolución, tanto en circunstancias cambiantes como en un nuevo entorno.

El modelo híbrido fue muy positivo porque permitió a las empresas seguir funcionando. Los expertos creen que el trabajo virtual permitirá a las empresas dar un paso adelante tras las preocupaciones iniciales de COVID.

En lugar de utilizar el trabajo desde casa como herramienta de negociación, es posible que lo veamos al revés. Las organizaciones pueden ofrecer un espacio en la oficina y alternar los horarios de cada empleado. Las empresas contribuirán a la sostenibilidad con un 20% de ahorro en los desplazamientos gracias a la flexibilidad del lugar de trabajo.

Si los empleados trabajan en la oficina, se producirán cambios a largo plazo en la forma de interactuar con el entorno de la oficina. Habrá que mejorar la calidad del aire de los edificios. Tanto si se trata de mejorar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado y los purificadores de aire como de cambiar la forma en que el personal interactúa con un espacio, habrá cambios a largo plazo que afectarán a la calidad del aire.

La calidad del aire también puede afectar a la productividad. Con una mayor flexibilidad en el entorno de trabajo, una mayor atención a la mejora de la calidad del aire, un enfoque en productos más lentos y sostenibles (sin la velocidad) y más conversaciones en torno a la ecología y la sostenibilidad, es probable que las empresas vean aumentada su productividad.

La mala calidad del aire puede provocar el síndrome del edificio enfermo o el impacto de factores de salud como el aumento de los síntomas de alergia y la fatiga, que conducen a una baja productividad y a que más empleados se tomen días por enfermedad.

En cuanto a las futuras funciones de los FM, también podría haber un rediseño de la distribución del edificio. Los expertos no están seguros de que los espacios de trabajo abiertos vayan a permanecer para siempre, dado que una gran sala podría contribuir a la propagación del virus COVID. Por lo tanto, podríamos asistir a un rediseño de la distribución de los espacios de trabajo y del diseño de los edificios.

#4 Reducir los costes inmobiliarios y de instalaciones

En las entrevistas realizadas a FM expertos, Deloitte constató que todos coincidían en que COVID tenía un impacto a largo plazo en el ahorro de costes. A corto plazo, los edificios ahorrarían en gastos inmobiliarios y de instalaciones, incluidos los costes de calefacción, ventilación y aire acondicionado, consumo de agua, electricidad y tarjetas de combustible.

Es posible que las empresas reduzcan totalmente su tamaño para encontrar una nueva ubicación y sólo ofrezcan opciones para trabajar desde la oficina (y las ventajas que ello podría conllevar, como tarjetas de combustible y ciertas modificaciones de gastos). Por tanto, las instalaciones funcionarían con horarios reducidos o 24/7 con automatización incorporada.

Por lo que respecta a la calidad del aire, los FM tendrán que seguir buscando mejoras en las instalaciones actuales. En la actualidad, la mayoría de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado no están diseñados para detener la propagación de COVID, y los filtros MERV más altos podrían restringir el flujo de aire. Se animará encarecidamente a los FM a que apliquen tecnologías de purificación del aire mediante filtración, dispositivos portátiles de filtración o inducción HVAC, que resultarán más baratas que sustituir todo el sistema HVAC.

¿Cómo afrontar este cambio?

Es posible que los FM descubran que su dependencia de la infraestructura tecnológica, los modelos híbridos y la gestión del aire limpio es más importante para las operaciones diarias que antes. Esto muestra un claro cambio hacia la salud empresarial como motor principal del negocio para la mayoría de las instalaciones en los tiempos posteriores a COVID. Considere la posibilidad de utilizar la herramienta de ahorro de costes Sustainability Facility (SF) para determinar cómo pueden reducir costes sus instalaciones mediante cambios de comportamiento o mejoras.